Bestyrelsesmøde torsdag den 29. juli kl. 16.30 i DGI-Hallens café
Mødedeltagere:
(BM) Benny Mortensen (KH) Kim Håkansson (HE) Hanne Espersen
(KET) Knud Erik Thomsen (PL) Peter Lundby (MB) Morten Bertelsen (JOL)
(EJ) Else Jørgensen (JOL) Jens-Ole Landschoff – sekretær – afbud
Referat:
- Dagsorden – bemærkninger.
Ingen
- Referat fra bestyrelsens møde tirsdag den 10. juni 2020 (vedlægges).
Godkendt.
- To do liste – opgaver, hvor der peges på en tovholder eller opgaverne sendes midlertidigt til hjørne.
Voksenintro overvejes ved vinterperiodens start i oktober 2021.
- Bornholms Mesterskaberne (BM)
- Arbejdsgruppe (ansvarlige) – Benny, Morten, Hanne og Knud Erik m.fl.?
Benny, Morten, Hanne, Else, Brian og Knud Erik. Arbejdsgruppen mødes onsdag den 13. august (Knud Erik må melde afbud) for at tilrettelægge BM og få fordelt opgaverne mellem arbejdsgruppens medlemmer. Benny udpeges som kontaktperson for arrangementet.
- Tidspunkt og annoncering/markedsføring
Arrangementet gennemføres fra torsdag den 3. september til søndag den 6. september og BM er et tilbud for de bornholmske klubbers medlemmer.
Der gøres opmærksom på BM gennem klubbens hjemmeside og ved opslag i udhængningsskab ved klubbens baner og der er deadline for tilmelding fredag den 21. august.
De øvrige klubber får en mail om arrangementet, så de kan opfordre deres medlemmer til at melde sig til BM.
- Sponsorer og præmier
Det undersøges om der kan skaffes lokale sponsorer og der ligger allerede et tilsagn fra en af klubbens sponsorer – Intersport.
- Tilrettelæggelse og gennemførelse af stævnet
Benny og Brian står for seedning og spilleplan på de tilmeldte spillere, mens de øvrige i arbejdsgruppen stiller sig til rådighed for at skabe rammerne om arrangementets og for gennemførelse af arrangementet. Der vil blive benyttet programmet Cup 2000 for gennemførelse af stævnet og som bl.a. giver deltagerne mulighed for at følge afviklingen af stævnet online og ikke mindst resultaterne af de spillede kampe.
- Børne- og ungdomstræning
- Rammer for en evt. aftale med ny samarbejdspartner – oplæg til møde
Status for træningsstaben for børn og unge:
Peter stopper ved udgangen af sommertræningen 2020. Jakob Nørmark og Thomas Nielsen har sagt ja til at træne eller være hjælpetræner fremadrettet så godt de kan deltage i træningsdagene. Tobias Sprotte Clausen har sagt ja til at være hjælpetræner i det omfang, at han kan få tid.
På den baggrund drøftede bestyrelsen børn- og ungetræningens fremtid i klubben. Da der pt. er forholdsvis få tilmeldte børn og unge, så besluttede bestyrelsen at se tiden an og valgte at køre sommertræningen færdig med den eksisterende stab fortsætte hen over vinteren med de tilbageværende med bagstopper som formand og andre.
Derimod skal der i løbet af vinterperioden udarbejdes en plan for børn- og ungetræningen for sommersæsonen i 2021, hvor ressourcer herunder økonomi, personer og ambitionsniveauet skal afstemmes til den forventning, som klubbens medlemmer ønsker det. Oplægget præsenteres derfor for klubbens medlemmer på generalforsamlingen i marts 2021.
- Kontingenter
- Eksisterende kontingent sommersæson voksne 750 kr. og for børn og unge 380 kr. – ikke officiel aftale om 50 % reducering af kontingenter for de der stater 15. juli eller senere.
- august kan nye medlemmer melde sig ind og betale halv pris 400 kr. for resten af sommersæsonen. For børn og unge gælder dog det, at de skal betale 200 kr. og får ikke en ny ketsjer stillet til rådighed, men kan låne ketsjere af klubben.
- Eksisterende kontingent vinter voksne 500 kr. for børn og unge 380 kr. og for skumtennis 250 kr.
- Forslag og drøftelse af nye kontingenter og evt. nu kontingentstruktur – nye kontingenter og evt. nu struktur skal godkendes på generalforsamlingen.
En generel ændring af kontingenterne for klubbens medlemmer tages op på generalforsamlingen i marts 2021. Der skal udarbejdes et oplæg, som beskriver fordele og ulemper for evt. ændringer i kontingenterne samt en vurdering af de økonomiske konsekvenser.
- Klubbens hjemmeside
Bestyrelsen drøftede hjemmesiden og det blev aftalt, at Benny gennemgår den og justere den i forhold til de bemærkninger, som bestyrelsen fremførte på mødet. Hjemmesiden er fortsat let tilgængelig og sikre klubbens medlemmer de informationer, som er nødvendige. Det blev samtidigt fremhævet på mødet, at det var fint med de nyheder og informationer, som Benny sendte rundt til medlemmerne.
- Vedtægter – redigering – forslag til nedsat arbejdsgruppe
Bestyrelsen besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe med Brian Larsen og Johnny Asmussen
- Nye sponsorater – forslag til nedsat arbejdsgruppe
Bestyrelsen besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe med Morten Thestrup Hansen, Hanne og Knud Erik – den mødes 1. gang mandag den 10. august.
- Klubbens årshjul – gennemgang samt nye arrangementer og initiativer indarbejdes
Årshjulet blev gennemgået og de fleste opgaver er gennemført og de nye er for de flestes vedkommende planlagt og aftalt. Tennissportens Dag, som blev aflyst i år på grund af Corona er fastlagt til lørdag den 8. maj 2021.
Fordelingstimerne i træningshallen er fordelt for den kommende vintersæson 2020/2021 og klubben har i store træk fået det tider, som klubben har peget på.
- Nye initiativer:
- Padel – status og evt. besøg – Knud Erik
Knud Erik har været i kontakt med Ystad Tennisklub, firmaet Tiebreak samt Morten Hedegaard fra Dansk Tennis Forbund og de vil alle gerne have besøg af os (bestyrelsen m.fl.), hvor vi kunne få afprøvet Padeltennis.
Bestyrelsens medlemmer kunne tidligst finde plads i weekendkalenderen i oktober måned, hvor Knud Erik vil forsøge at få en aftale med en af de ovennævnte klubber eller firmaer.
- Økonomi herunder medlemstal og status – Benny
Økonomien er fortsat i balance mellem indtægter og udgifter. Der er kommet flere medlemmer i klubben bl.a. på grund af Hannes og andres mange gode initiativer som pigetennis m.m. Der er 135 i alt pt. med 104 seniorer, 16 piger og 15 andre børn og unge.
Persondataloven skal på plads i klubben og bestyrelsen anbefalede, at det nedsættes en arbejdsgruppe med Brian Larsen, Johnny Asmussen og Knud Erik
Knud Erik – 10. august 2020
